In Microsoft 365 (ex. Office 365) le Shared Mailbox sono delle particolari caselle di posta a cui non è associato un utente specifico e possono essere condivise tra più email, usate principalmente per mail di reparto. Inoltre Microsoft le concede gratuitamente senza dover associarci una licenza.
Un altra funzione nelle organizzazione è quello di “archiviare” la casella postale non usata in modo da recuperare la licenza, in quanto una casella utente può essere trasformata in condivisa e vice versa.
Anche seppur simili alle altre, queste hanno delle limitazioni, come per esempio non è possibile acceder direttamente via owa (nel caso fosse necessario accedere è necessario almeno abbinarci una licenza online).
Una volta configurata la casella comparirà in automatico nell’Outlook dell’utente che può leggerla.
Un altra particolarità, una volta creata da Exchange Online e assegnati gli utenti che potranno leggerla/inviare mail per conto, è che inviando per conto della casella condivisa, le mail inviate non finiranno nella posta inviata della casella condivisa ma in quelle dell’utente, e questo crea ben poca confuzione.
Per ovviare a questo problema, o si assegna la licenza online e la si tratta come casella mail singola, oppure si va a impostare che una copia rimanga comunque sulla mail condivisa una volta inviata la mail (non è possibile però evitare che la mail inviata finisca anche sulla casella mail dell’utente).
Per fare ciò è molto semplice:
Apriamo powershell come amministratore e installiamo il modulo (anche se già installato) per connettersi:
Install-Module ExchangeOnlineManagement
Quindi avviamo la procedura di autenticazione
Connect-ExchangeOnline
a questo punto digitiamo i seguenti comandi
set-mailbox <mailbox name> -MessageCopyForSentAsEnabled $True set-mailbox <mailbox name> -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $True
A questo punto una volta inviata la mail tramite la mail condivisa, la copia verrò conservata anche non quest’ultima.
Da ricordare è che una volta assegnati i permessi di lettura e invio all’utente, per abilitare la possibilità di inviare per conto della mail condivisa è necessario in Outlook quando viene scritta una nuova mail, andare su “Opzioni”, abilitare “Da”.